Polityka Prywatności

B4WOOD SP. Z O.O. – USŁUGA „VOICELINK AI SECRETARY"

Data aktualizacji: styczeń 2026

Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych przez B4wood sp. z o.o., z siedzibą przy ul. Bukowej 21, 87-148 Łysomice, NIP: 8792746178 („Administrator", „my"). Dokument dotyczy danych osobowych przetwarzanych w związku z korzystaniem z usługi VoiceLink – AI Secretary (sekretarki przychodzące oraz wychodzące) oraz korzystaniem z naszej strony internetowej i panelu klienta.

1. KTO JEST ADMINISTRATOREM DANYCH?

Administratorem danych osobowych jest:

B4wood sp. z o.o.

ul. Bukowa 21

87-148 Łysomice

NIP: 8792746178

E-mail do kwestii związanych z danymi osobowymi: karol.kulis@voicelink.pl

2. JAKIE DANE PRZETWARZAMY?

2.1. Dane klientów korzystających z usługi VoiceLink AI Secretary

Przetwarzamy następujące dane klientów korzystających z usługi:

  • • imię i nazwisko,
  • • dane do faktury (NIP, nazwa firmy, adres),
  • • dane logowania do panelu klienta,
  • • adres e-mail, numer telefonu (kontaktowy),
  • • dane techniczne związane z korzystaniem z panelu (np. adres IP, logi systemowe).

Dane płatnicze nie są przez nas przetwarzane — nie korzystamy z zewnętrznych operatorów płatności.

2.2. Dane osób kontaktujących się z naszymi klientami

Przetwarzamy wyłącznie dane, które są niezbędne do wykonania usługi, takie jak:

  • • numer telefonu rozmówcy,
  • • imię i/lub nazwisko (jeśli zostanie podane),
  • • treść rozmowy,
  • • nagranie rozmowy (jeśli nagrywanie zostało aktywowane przez klienta),
  • • transkrypcja rozmowy,
  • • treść SMS wysłanych i odebranych w ramach obsługi,
  • • dane firmowe przekazane w rozmowie.

WAŻNE:

Administrator nie przetwarza danych szczególnych kategorii (tzw. danych wrażliwych). W szczególności usługa nie jest przeznaczona do przetwarzania danych medycznych, zdrowotnych, genetycznych, dotyczących pochodzenia etnicznego, poglądów politycznych itp.

3. CEL I PODSTAWY PRZETWARZANIA

3.1. Realizacja usługi dla klienta

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO – przetwarzanie niezbędne do wykonania umowy.

Obejmuje to m.in.:

  • • odbieranie połączeń i prowadzenie rozmów przychodzących,
  • • wykonywanie połączeń wychodzących na zlecenie klienta,
  • • tworzenie transkrypcji,
  • • wykonywanie akcji ustalonych przez klienta (np. umawianie wizyt, tworzenie zamówień),
  • • wysyłanie wiadomości SMS wyłącznie w ramach obsługi,
  • • integrację z CRM klienta (jedynie przepływ danych – Administrator ich nie przechowuje).

3.2. Nagrywanie rozmów

Nagrywanie rozmów odbywa się wyłącznie na wyraźne polecenie klienta.

Klient jest zobowiązany do poinformowania swoich rozmówców o nagrywaniu rozmów zgodnie z przepisami prawa.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes klienta.

3.3. Tworzenie transkrypcji rozmów

Tworzenie transkrypcji realizowane jest przy użyciu zewnętrznych dostawców technologii (np. Gladia).

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy.

3.4. Automatyczne podejmowanie decyzji przez AI

Usługa może wykonywać działania obejmujące:

  • • kwalifikację leadów,
  • • umawianie spotkań,
  • • przypisywanie rozmów do kategorii,
  • • podejmowanie działań wynikających z konfiguracji klienta.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO – niezbędne do świadczenia usługi.

Nie stosujemy profilowania w rozumieniu art. 22 RODO.

4. PODMIOTY PRZETWARZAJĄCE (DOSTAWCY)

W ramach świadczenia usługi korzystamy z podwykonawców technologicznych:

• OpenAI

generowanie odpowiedzi AI

• ElevenLabs

generowanie głosu

• Gladia

transkrypcje rozmów

• Twilio

obsługa połączeń telefonicznych i SMS

• Google Cloud

infrastruktura serwerowa

• MySQL

baza danych

Wszyscy podwykonawcy stosują standardy bezpieczeństwa zgodne z RODO.

Dane są hostowane w Polsce / na terenie UE.

5. OKRES PRZECHOWYWANIA DANYCH

  • • nagrania rozmów: 30 dni,
  • • transkrypcje: 30 dni,
  • • dane klientów w panelu: do czasu rozwiązania umowy,
  • • dane techniczne (logi): maksymalnie 30 dni,
  • • korespondencja e-mailowa: do 1 roku, chyba że przepisy wymagają inaczej.

6. ODBIORCY DANYCH

Dane mogą być przekazywane:

  • • podwykonawcom technologicznym (wymienionym wyżej),
  • • firmom księgowym (wyłącznie dane do faktur),
  • • podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa (np. sądom, organom ścigania).

Administrator nie sprzedaje żadnych danych osobowych.

7. PRAWA OSÓB, KTÓRYCH DANE DOTYCZĄ

Każda osoba ma prawo do:

• dostępu do danych,
• sprostowania,
• usunięcia,
• ograniczenia przetwarzania,
• przenoszenia danych,
• wniesienia sprzeciwu,
• wniesienia skargi do Prezesa UODO.

W sprawach dotyczących danych osobowych można się kontaktować pod adresem: karol.kulis@voicelink.pl

8. COOKIES

Strona nie używa plików cookies.

9. PRZEKAZYWANIE DANYCH POZA EOG

Co do zasady dane nie są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy.

Jeśli dojdzie do przekazania danych (np. w ramach usług chmurowych), odbywa się ono na podstawie:

  • • standardowych klauzul umownych (SCC),
  • • wiążących reguł korporacyjnych,
  • • innych mechanizmów dopuszczonych przez RODO.

10. ZABEZPIECZENIA

Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, w tym:

• szyfrowanie danych,
• kontrolę dostępu,
• segmentację infrastruktury,
• logowanie dostępu i operacji,
• regularne testy bezpieczeństwa.

11. ZMIANY POLITYKI

Administrator może aktualizować niniejszą politykę. O wszelkich zmianach poinformujemy poprzez publikację jej nowej wersji na stronie internetowej.

Powrót do strony głównej