Polityka Prywatności
B4WOOD SP. Z O.O. – USŁUGA „VOICELINK AI SECRETARY”
Data aktualizacji: stycze\u0144 2026
Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych przez B4wood sp. z o.o., z siedzibą przy ul. Bukowej 21, 87-148 Łysomice, NIP: 8792746178 („Administrator”, „my”). Dokument dotyczy danych osobowych przetwarzanych w związku z korzystaniem z usługi VoiceLink – AI Secretary (sekretarki przychodzące oraz wychodzące) oraz korzystaniem z naszej strony internetowej i panelu klienta.
1. KTO JEST ADMINISTRATOREM DANYCH?
Administratorem danych osobowych jest:
B4wood sp. z o.o.
ul. Bukowa 21
87-148 Łysomice
NIP: 8792746178
E-mail do kwestii związanych z danymi osobowymi: kontakt@voicelink.pl
2. JAKIE DANE PRZETWARZAMY?
2.1. Dane klientów korzystających z usługi VoiceLink AI Secretary
Przetwarzamy następujące dane klientów korzystających z usługi:
- •imię i nazwisko,
- •dane do faktury (NIP, nazwa firmy, adres),
- •dane logowania do panelu klienta,
- •adres e-mail, numer telefonu (kontaktowy),
- •dane techniczne związane z korzystaniem z panelu (np. adres IP, logi systemowe).
Dane płatnicze nie są przez nas przetwarzane — nie korzystamy z zewnętrznych operatorów płatności.
2.2. Dane osób kontaktujących się z naszymi klientami
Przetwarzamy wyłącznie dane, które są niezbędne do wykonania usługi, takie jak:
- •numer telefonu rozmówcy,
- •imię i/lub nazwisko (jeśli zostanie podane),
- •treść rozmowy,
- •nagranie rozmowy (jeśli nagrywanie zostało aktywowane przez klienta),
- •transkrypcja rozmowy,
- •treść SMS wysłanych i odebranych w ramach obsługi,
- •dane firmowe przekazane w rozmowie.
WAŻNE:
Administrator nie przetwarza danych szczególnych kategorii (tzw. danych wrażliwych). W szczególności usługa nie jest przeznaczona do przetwarzania danych medycznych, zdrowotnych, genetycznych, dotyczących pochodzenia etnicznego, poglądów politycznych itp.
3. CEL I PODSTAWY PRZETWARZANIA
3.1. Realizacja usługi dla klienta
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO – przetwarzanie niezbędne do wykonania umowy.
Obejmuje to m.in.:
- •odbieranie połączeń i prowadzenie rozmów przychodzących,
- •wykonywanie połączeń wychodzących na zlecenie klienta,
- •tworzenie transkrypcji,
- •wykonywanie akcji ustalonych przez klienta (np. umawianie wizyt, tworzenie zamówień),
- •wysyłanie wiadomości SMS wyłącznie w ramach obsługi,
- •integrację z CRM klienta (jedynie przepływ danych – Administrator ich nie przechowuje).
3.2. Nagrywanie rozmów
Nagrywanie rozmów odbywa się wyłącznie na wyraźne polecenie klienta.
Klient jest zobowiązany do poinformowania swoich rozmówców o nagrywaniu rozmów zgodnie z przepisami prawa.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes klienta.
3.3. Tworzenie transkrypcji rozmów
Tworzenie transkrypcji realizowane jest przy użyciu zewnętrznych dostawców technologii (np. Gladia).
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy.
3.4. Automatyczne podejmowanie decyzji przez AI
Usługa może wykonywać działania obejmujące:
- •kwalifikację leadów,
- •umawianie spotkań,
- •przypisywanie rozmów do kategorii,
- •podejmowanie działań wynikających z konfiguracji klienta.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO – niezbędne do świadczenia usługi.
Nie stosujemy profilowania w rozumieniu art. 22 RODO.
4. PODMIOTY PRZETWARZAJ\u0104CE (DOSTAWCY)
W ramach świadczenia usługi korzystamy z podwykonawców technologicznych:
• OpenAI
generowanie odpowiedzi AI
• ElevenLabs
generowanie głosu
• Gladia
transkrypcje rozmów
• Twilio
obsługa połączeń telefonicznych i SMS
• Google Cloud
infrastruktura serwerowa
• MySQL
baza danych
Wszyscy podwykonawcy stosują standardy bezpieczeństwa zgodne z RODO.
Dane są hostowane w Polsce / na terenie UE.
5. OKRES PRZECHOWYWANIA DANYCH
- •nagrania rozmów: 30 dni,
- •transkrypcje: 30 dni,
- •dane klientów w panelu: do czasu rozwiązania umowy,
- •dane techniczne (logi): maksymalnie 30 dni,
- •korespondencja e-mailowa: do 1 roku, chyba że przepisy wymagają inaczej.
6. ODBIORCY DANYCH
Dane mogą być przekazywane:
- •podwykonawcom technologicznym (wymienionym wyżej),
- •firmom księgowym (wyłącznie dane do faktur),
- •podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa (np. sądom, organom ścigania).
Administrator nie sprzedaje żadnych danych osobowych.
7. PRAWA OSÓB, KTÓRYCH DANE DOTYCZĄ
Każda osoba ma prawo do:
W sprawach dotyczących danych osobowych można się kontaktować pod adresem: kontakt@voicelink.pl
8. COOKIES
Poniżej znajduje się szczegółowa deklaracja plików cookies używanych na naszej stronie:
9. PRZEKAZYWANIE DANYCH POZA EOG
Co do zasady dane nie są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy.
Jeśli dojdzie do przekazania danych (np. w ramach usług chmurowych), odbywa się ono na podstawie:
- •standardowych klauzul umownych (SCC),
- •wiążących reguł korporacyjnych,
- •innych mechanizmów dopuszczonych przez RODO.
10. ZABEZPIECZENIA
Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, w tym:
11. ZMIANY POLITYKI
Administrator może aktualizować niniejszą politykę. O wszelkich zmianach poinformujemy poprzez publikację jej nowej wersji na stronie internetowej.